Hochzeit planen: Checkliste mit Zeitplan – Schritt für Schritt zum Ja-Wort

Wer eine Hochzeit planen will, hat schnell hundert offene Fragen: Wann buchen wir die Location? Wann muss das Standesamt Bescheid wissen? Und ab wann ist es für DJ und Fotograf zu spät? Diese Checkliste mit Zeitplan sortiert alles nach Monaten – von der ersten Budgetrunde bis zur Namensänderung nach der Feier.

Ihr müsst nicht jeden Punkt abarbeiten. Nehmt, was zu eurer Hochzeit passt, und streicht den Rest. Für Budget, Location-Besichtigung und die Art der Trauung gibt es jeweils eigene Ratgeber – die verlinken wir an der passenden Stelle, statt hier alles doppelt zu erklären.

Wann solltet ihr anfangen, die Hochzeit zu planen?

Für eine Feier an einem Samstag zwischen Mai und September sind 12 bis 18 Monate Vorlauf ein guter Richtwert. Der Sommer ist die beliebteste Hochzeitszeit: Nach Daten des Statistischen Bundesamts wurde über zehn Jahre im Schnitt mehr als jede dritte Ehe in Deutschland im Juni, Juli oder August geschlossen. Gefragte Locations und Dienstleister sind für diese Samstage oft schon ein Jahr vorher vergeben.

Im Norden kommen Großveranstaltungen und Urlaubszeit dazu. Fällt euer Termin etwa in die Kieler Woche Ende Juni oder in die Sommerferien an der Küste, werden Hotelzimmer knapp und teuer. Schaut deshalb vor der Festlegung, was in eurer Region an dem Wochenende sonst los ist.

Kürzer geht auch. Mit 6 bis 9 Monaten Vorlauf klappt eine Hochzeit gut, wenn ihr flexibel seid: Ein Freitag, ein Termin im April oder Oktober oder eine kleinere Gästeliste öffnen viele Türen, die an Sommersamstagen längst zu sind.

Hochzeit planen: der Zeitplan auf einen Blick

Die Zeiträume sind Richtwerte. Je nach Region, Saison und Größe eurer Feier könnt ihr einzelne Punkte vorziehen oder später erledigen.

12 Monate und mehr vorher: die großen Entscheidungen

Diese Phase entscheidet über fast alles, was danach kommt. Nehmt euch bewusst Zeit dafür – zwei ruhige Abende zu zweit sind hier besser investiert als jede Stunde auf Inspirationsportalen.

Budget und Gästezahl festlegen

Klärt zuerst, wie viel ihr insgesamt ausgeben wollt und wer etwas dazugibt. Die Gästezahl ist dabei der größte Hebel: Essen, Getränke, Platzbedarf und Papeterie wachsen mit jeder Person mit. Plant zusätzlich einen Puffer von etwa 10 bis 15 Prozent für Unvorhergesehenes ein. Eine ausführliche Aufstellung mit Beispielrechnung findet ihr im Ratgeber Was kostet eine Hochzeit?.

Schreibt die Gästeliste gleich in zwei Spalten: „auf jeden Fall“ und „wenn Platz ist“. Das macht die Suche nach der passenden Location deutlich einfacher.

Wunschdatum und Alternativdatum

Legt euch auf ein Wunschdatum und mindestens ein Ausweichdatum fest. Wer mit zwei Terminen anfragt, hat spürbar bessere Chancen auf eine Zusage – vor allem bei Locations, die nur eine Hochzeit pro Tag ausrichten.

Location finden und buchen

Die Location ist meist die erste feste Buchung, weil sich Datum, Gästezahl und viele Dienstleister danach richten. Fragt nach Kapazität, Sperrstunde, Catering-Vorgaben und einem Plan B bei Regen – im Norden kein Detail. Welche Fragen bei der Besichtigung wichtig sind, steht im Ratgeber Hochzeitslocation finden.

Art der Trauung klären

Standesamt, Kirche, freie Trauung – oder eine Kombination? Davon hängen Termine, Orte und Unterlagen ab. Die Unterschiede erklären wir in Standesamt, Kirche oder freie Trauung?.

DJ und Fotograf früh sichern

Gute DJs und Fotografen haben pro Samstag in der Regel nur einen Termin zu vergeben. Für Sommerhochzeiten lohnt es sich, beide direkt nach der Location anzufragen. Worauf ihr beim DJ achten solltet, lest ihr im Ratgeber Hochzeits-DJ finden; einen passenden Hochzeitsfotografen findet ihr in unserer Übersicht.

Tipp: Fragt nicht jeden Dienstleister einzeln an. Legt Location, DJ, Fotograf und alles Weitere in den Anfragekorb und schickt eine einzige Anfrage mit Wunsch- und Alternativdatum los. So seht ihr schnell, wer an eurem Termin Zeit hat – statt wochenlang hinterherzutelefonieren.

Checkliste Hochzeitsplanung: Was ist 9 bis 6 Monate vorher dran?

Datum und Location stehen fest. Jetzt informiert ihr eure Gäste und kümmert euch um alles, was Vorlauf braucht.

Save-the-Date verschicken

Eine Save-the-Date-Karte sagt nur: „Haltet euch diesen Tag frei.“ Als Richtwert gehen sie 6 bis 9 Monate vor der Hochzeit raus. Reisen viele Gäste von weit her oder feiert ihr im Ausland, darf es noch früher sein. Datum und Ort reichen als Inhalt völlig aus – Ideen findet ihr bei den Save-the-Date-Karten.

Brautkleid und Anzug

Beim Brautkleid gilt: lieber früh. Viele Brautmodengeschäfte rechnen mit mindestens sechs Monaten für Bestellung und Änderungen, die Suche beginnt deshalb idealerweise 9 bis 12 Monate vorher. Plant zwei bis vier Anproben ein. Der Anzug braucht meist weniger Vorlauf, sollte aber spätestens drei Monate vorher feststehen, wenn er angepasst oder maßgefertigt wird.

Trauringe aussuchen

Die Anfertigung dauert je nach Juwelier, Modell und Saison etwa zwei bis acht Wochen, Gravur und Größenanpassung kommen dazu. Wer jetzt in Ruhe aussucht, hat später keinen Stress. Spätestens drei Monate vor der Hochzeit sollte der Auftrag stehen.

Catering und Hochzeitstorte

Bietet eure Location kein eigenes Catering an, ist jetzt die Zeit für Angebote und Probeessen. Klärt dabei:

• Menü, Buffet oder Flying Food?
• Kinderportionen, vegetarische Gerichte, Allergien
• Mitternachtssnack und Getränkepauschale
• Servicepersonal, Geschirr, Gläser und Mobiliar

Unterkünfte für eure Gäste

Reserviert ein Zimmerkontingent in der Nähe der Location, am besten mit kostenloser Stornierung bis einige Wochen vor der Feier. An der Küste und in den Ferien ist das besonders wichtig; mehr dazu im Ratgeber Heiraten an der Ostsee. Klärt auch, wie eure Gäste nachts zurückkommen: Shuttle, Taxi-Absprache oder Fahrgemeinschaften.

Weitere Dienstleister buchen

Jetzt kommt alles dazu, was die Feier rund macht: Videograf, Live-Musik zur Trauung, Fotobox, Kinderbetreuung oder Candybar. Diese Leistungen sind selten so knapp wie DJ und Fotograf, an Sommersamstagen aber trotzdem schnell vergeben.

6 bis 3 Monate vorher: Wann müsst ihr die Hochzeit beim Standesamt anmelden?

Eheschließung anmelden

Die Anmeldung beim Standesamt ist frühestens sechs Monate vor dem Hochzeitstermin möglich. Der Grund: Sobald euch das Standesamt mitteilt, dass ihr heiraten könnt, habt ihr sechs Monate Zeit – danach müsst ihr euch neu anmelden. Zuständig ist das Standesamt, in dessen Bezirk einer von euch mit Haupt- oder Nebenwohnsitz gemeldet ist. Heiraten dürft ihr danach in jedem deutschen Standesamt.

Rechnet für die Bearbeitung einige Wochen ein und meldet euch deshalb nicht erst kurz vor knapp an. Trautermin und Anmeldung sind dabei oft zwei verschiedene Dinge: Viele Standesämter vergeben Trautermine schon früher, teils ein Jahr oder sogar länger im Voraus. Fragt bei eurem Wunsch-Standesamt also schon in der ersten Planungsphase nach.

Welche Unterlagen braucht ihr?

Welche Dokumente nötig sind, legt euer Standesamt fest. Typisch für deutsche Staatsangehörige sind:

• gültiger Personalausweis oder Reisepass
• aktueller beglaubigter Ausdruck aus dem Geburtenregister, ausgestellt vom Standesamt eures Geburtsorts
• je nach Standesamt eine erweiterte Meldebescheinigung
• bei früherer Ehe ein Nachweis über deren Auflösung, etwa das rechtskräftige Scheidungsurteil

Manche Unterlagen dürfen nicht älter als einige Wochen oder Monate sein. Bei ausländischer Staatsangehörigkeit, einer Geburt oder Scheidung im Ausland lasst ihr euch am besten früh beraten – die Beschaffung von Dokumenten kann dann deutlich länger dauern.

Einladungen verschicken

Habt ihr Save-the-Dates verschickt, reichen für die Einladung etwa drei bis vier Monate Vorlauf; ohne Save-the-Date eher vier bis sechs Monate. In die Einladung gehören Uhrzeiten, Adressen, Dresscode, Hinweise zu Unterkünften und eine klare Rückmeldefrist. Setzt die Frist so, dass ihr die endgültige Gästezahl rechtzeitig an Location und Catering weitergeben könnt.

Ablaufplan schreiben

Ein erster Ablaufplan vom Getting Ready bis zum letzten Song hilft allen Beteiligten. Haltet Uhrzeiten, Orte, Ansprechpersonen und Programmpunkte wie Reden, Eröffnungstanz oder Hochzeitstorte fest. Verfeinern könnt ihr ihn später – wichtig ist, dass es überhaupt eine gemeinsame Grundlage gibt.

Deko, Blumen und Styling

Besprecht Farbkonzept, Tischdeko und Blumenschmuck mit Floristik und Dekoverleih. Vereinbart außerdem einen Probetermin für Make-up und Haare – am besten, wenn das Kleid schon feststeht.

3 bis 1 Monat vorher: Feinschliff und Abstimmung

Jetzt wird aus vielen einzelnen Buchungen ein gemeinsamer Tag. Diese Punkte gehören auf die Liste:

• Rückmeldungen einsammeln: Wer bis zur Frist nicht geantwortet hat, bekommt eine freundliche Erinnerung.
• Sitzplan entwerfen: Familien mit kleinen Kindern nah an den Ausgang, ältere Gäste nicht direkt neben die Boxen.
• Dienstleister briefen: Schickt allen den Ablaufplan mit Ansprechperson und Handynummer für den Tag.
• Musik festlegen: Einzug, Eröffnungstanz und eine kurze Liste mit Songs, die ihr auf keinen Fall hören wollt.
• Fotowünsche notieren: Welche Gruppenfotos sind Pflicht? Eine kurze Liste spart am Tag viel Zeit.
• Letzte Anproben: Kleid und Anzug abnehmen, Schuhe zu Hause einlaufen.
• Trauringe abholen und Gravur prüfen.
• Reden und Überraschungen abstimmen: Wer spricht wann und wie lange? Spiele koordinieren am besten die Trauzeugen.
• Neuen Ausweis vormerken: Wenn ihr den Namen ändert, fragt beim Bürgeramt nach, ob ihr den neuen Personalausweis schon vor der Hochzeit beantragen könnt. Ausgehändigt wird er erst danach.

Die letzte Woche vor der Hochzeit

In den letzten Tagen geht es nur noch darum, dass nichts verloren geht und ihr den Kopf frei bekommt.

• Endgültige Gästezahl und Sitzplan an Location und Catering melden.
• Wetterbericht prüfen und den Plan B für Sektempfang und Fotos aktivieren, falls nötig.
• Restzahlungen vorbereiten: Wer am Tag bar bezahlt wird, bekommt einen beschrifteten Umschlag – den übergibt eine Vertrauensperson.
• Notfallset packen: Pflaster, Sicherheitsnadeln, Nähset, Kopfschmerztabletten, Deo, Taschentücher, Ladekabel. Für eure Gäste gibt es das Notfallkörbchen fürs Bad.
• Falls noch nicht geschehen: Daten der Trauzeugen ans Standesamt geben.
• Ausweise, Ringe und Ablaufplan an einem Ort sammeln.
• Eine Ansprechperson für alle Dienstleister festlegen – das seid nicht ihr.
• Früh schlafen gehen. Ernsthaft.

Am Hochzeitstag: Was muss erledigt sein?

Am Tag selbst solltet ihr nichts mehr organisieren müssen. Gebt Handy und Rückfragen an eure Ansprechperson ab und plant zwischen den Programmpunkten Puffer ein – 15 bis 30 Minuten pro Ortswechsel sind ein realistischer Richtwert.

Zur standesamtlichen Trauung bringt ihr gültige Ausweisdokumente mit. Trauzeugen sind nicht vorgeschrieben – habt ihr welche, müssen auch sie sich ausweisen, und viele Standesämter möchten ihre Daten etwa eine Woche vorher haben. Was ihr sonst noch mitbringen sollt, sagt euch das Standesamt bei der Anmeldung. Und denkt ans Essen: Viele Paare merken erst abends, dass sie seit dem Frühstück kaum etwas gegessen haben.

Nach der Hochzeit: Welche Formalitäten stehen an?

Namensänderung und Ausweis

Ändert sich euer Nachname, müsst ihr einen neuen Personalausweis beantragen – es sei denn, ihr habt einen gültigen Reisepass mit dem neuen Namen. Zuständig ist das Bürgeramt an eurem Hauptwohnsitz. Mitbringen solltet ihr die Eheurkunde oder einen beglaubigten Ausdruck aus dem Eheregister.

Übrigens: Seit dem 1. Mai 2025 können Ehepaare auch einen gemeinsamen Doppelnamen aus beiden Nachnamen als Ehenamen wählen. Sprecht die Namensfrage am besten schon bei der Anmeldung im Standesamt an.

Fahrzeugpapiere

Ist ein Auto auf euren Namen zugelassen, müsst ihr die Namensänderung unverzüglich der Zulassungsbehörde melden. Dafür braucht ihr die Zulassungsbescheinigung Teil I und Teil II.

Steuerklasse prüfen

Nach der Heirat werdet ihr automatisch in Steuerklasse IV eingestuft. Bei unterschiedlich hohen Gehältern kann ein Wechsel zur Kombination III/V oder ins Faktorverfahren sinnvoll sein. Den Antrag stellt ihr beim Finanzamt, zum Beispiel online über ELSTER.

Wen ihr sonst informieren solltet

• Arbeitgeber
• Krankenkasse, die euch eine neue Versichertenkarte schickt
• Bank, Versicherungen und Bausparverträge
• Vermieter sowie Strom-, Internet- und Handyanbieter
• Vereine, Mitgliedschaften und Online-Konten

Danke sagen

Verschickt in den ersten Wochen nach der Feier Dankeskarten, teilt die Fotos mit euren Gästen und gebt euren Dienstleistern eine kurze Rückmeldung. Wer ein gutes Gefühl hatte, freut sich über eine Bewertung – und künftige Brautpaare auch.

Typische Fehler bei der Hochzeitsplanung – und wie ihr sie vermeidet

1. Zu spät anfragen: Wer erst sechs Monate vorher DJ und Fotograf sucht, bekommt für Sommersamstage oft nur noch Restplätze.
2. Ohne Gästezahl suchen: Eine Location für 50 Gäste und eine für 130 sind zwei völlig verschiedene Suchen.
3. Nur ein Datum im Kopf: Ein Alternativdatum erhöht eure Chancen bei Locations und Dienstleistern deutlich.
4. Kein Puffer im Budget: Gastgeschenke, Trinkgelder oder Zusatzstunden summieren sich schneller als gedacht.
5. Standesamt falsch getimt: Die Anmeldung geht nicht beliebig früh, aber auch nicht auf den letzten Drücker. Tragt euch die Sechs-Monats-Marke im Kalender ein.
6. Kein Plan B fürs Wetter: Im Norden kann es auch im Juli regnen und kräftig wehen.
7. Alles selbst machen wollen: Gebt Aufgaben an Trauzeugen, Familie und Freunde ab. Am Tag selbst hält jemand anderes die Fäden in der Hand.

So behaltet ihr den Überblick

Eine Checkliste hilft nur, wenn ihr sie wirklich nutzt. Legt eine gemeinsame Liste an – auf Papier, als geteilte Tabelle oder digital – und verteilt die Aufgaben klar: Wer kümmert sich um was, bis wann? Ein fester Planungsabend alle zwei Wochen reicht oft, damit nichts liegen bleibt.

Wenn ihr eure Anfragen über WeddingMatch stellt, seht ihr unter „Meine Hochzeit“, wer an eurem Termin Zeit hat, und behaltet mit dem Budget-Planer im Blick, wie viel schon verplant ist. Und dann: Genießt die Vorfreude. Die gehört schließlich auch zur Hochzeit.